Si eres como la mayoría de la gente, probablemente pienses que la gestión del tiempo es una de las cosas más difíciles de dominar. Esto se debe a que se necesita algo más que buenas intenciones y unos cuantos trucos sencillos para llegar a dominar la gestión del tiempo. Requiere práctica, paciencia y un compromiso serio. Pero no te preocupes: con las herramientas, consejos y trucos adecuados para organizarte, hay muchas formas de mejorar en la gestión de tu tiempo para que trabaje a tu favor en lugar de en tu contra.
El tiempo es el bien más valioso de todos nosotros. Es lo único en la vida que es limitado. Todos tenemos las mismas 24 horas al día y no podemos aprovechar más. Sin embargo, todos nos hemos encontrado en el lado equivocado de la gestión del tiempo en un momento u otro; ya sea olvidando una reunión importante, dejando pasar oportunidades, comprometiéndonos en exceso con tareas y personas, sintiendo que vamos constantemente con retraso o tal vez no teniendo suficiente tiempo para uno mismo y para las cosas que nos gustan.
El tiempo es el único límite en la vida
Sepa que su tiempo es limitado: la vida está llena de distracciones y es fácil despistarse o abarcar demasiado, pero aplicando unas sólidas técnicas de gestión del tiempo aprenderá a crear un horario que le funcione y dejará de vivir en modo reacción. He aquí 10 prácticas fundamentales para una buena gestión del tiempo.
No puedes controlarlo todo en tu vida, pero siempre puedes controlar cómo reaccionas ante ello. Lo más probable es que una gran parte de las decisiones y problemas que surgen en la vida cotidiana estén completamente fuera de tu alcance. Puede que no puedas arreglar el tráfico de camino a casa desde el trabajo o asegurarte de que tu jefe nunca se enfada contigo, pero puedes controlar cómo reaccionas ante esas cosas. Cuanto más paciente y tolerante seas con los pequeños contratiempos y obstáculos de la vida, mejor administrador del tiempo serás.
Cuanto antes nos demos cuenta de ello, menos estrés sentiremos todos.
La clave está en gestionar bien el tiempo
Las personas no somos perfectas; por muy organizado o bien planificado que estés, las cosas pueden salir mal y cuantas más habilidades de gestión del tiempo aprendas y perfecciones, mejor podrás manejarlo. Haz una lista de las tareas que te hacen tropezar con más frecuencia; puede ser olvidarte de citas o perder de vista tu agenda. Déjate recordatorios por todo el calendario y espacio para anotar las cosas que vayan surgiendo a lo largo del día.
Concierta una cita para limpiar tu cocina todos los domingos a las 8 de la tarde. No lo dejes para otra semana o te retrasarás cada vez más, creando un estrés innecesario en tu vida.
No te sientas culpable por dar prioridad a tu tiempo: haz planes con amigos y familiares, pero respeta tus límites. Dedica tiempo a las cosas que te gustan, pero también a ti mismo.
No puedes hacerlo todo; no lo intentes, nunca saldrá bien.
Ser realista sobre lo que eres capaz de hacer es uno de los pasos más importantes para gestionar con éxito tu tiempo. Quizá puedas trabajar más horas durante un tiempo, pero a costa de tu salud y tu felicidad. ¿Merece realmente la pena? No muerdas más de lo que puedes masticar; márcate objetivos realistas que complementen tu estilo de vida en lugar de agotarlo.
No sientas que tienes que responder inmediatamente a todos los correos electrónicos o llamadas telefónicas. Si estás en medio de una reunión, por ejemplo, no pasa nada por excusarte educadamente y poner el teléfono en modo silencio hasta que termine la reunión. De este modo, seguirás estando accesible si surge algo realmente urgente o si hay alguna pregunta que requiera tu atención inmediata, pero no te distraerás con cada pequeña cosa que aparezca en la pantalla durante los momentos menos importantes.
Diga no - ¡mucho!
Tu tiempo es valioso, así que respétalo y no lo regales con demasiada facilidad. Puede que sientas que estás siendo grosero o que estás defraudando a la gente al rechazarles, pero piensa en las consecuencias antes de aprovechar cualquier oportunidad que se te presente. Si alguien necesita hablarte de algo, lo hará.
Está bien decir que no de vez en cuando
Mientras no te conviertas en un extraño o desaparezcas totalmente de la vida de los que te rodean, no pasa nada si no estás disponible cada segundo del día. Esto no es el instituto y la gente entiende que la vida a veces es ajetreada; lo más probable es que no les importe esperar unos días o semanas para saber de ti si eso significa que, cuando lo hagan, será porque realmente tienes algo importante que decir.
Cómete la rana primero
El gran Mark Twain dijo una vez: "Si tu trabajo es comerte una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tu trabajo es comerte dos ranas, es mejor que te comas primero la más grande".
Si te sientes indeciso o abrumado sobre qué empezar primero, piensa en la tarea más importante y hazla de inmediato. Siempre que no te lleve una eternidad, acomete esa tarea sin rodeos en lugar de posponerla hasta más tarde.
Hacer una tarea a la vez es mucho más eficaz que hacer varias
Es mucho más fácil organizarse y concentrarse en las tareas cuando no tienes que hacer malabarismos con un millón de cosas distintas a la vez. Si tienes problemas para concentrarte en una cosa durante más de cinco minutos, prueba a programar una alarma o un temporizador para que suene en ese intervalo y luego pasa a otra tarea cuando suene.
De este modo, te sentirás renovado y preparado para abordar otras tareas sin tener la sensación de que tu mente está sobrecargada con demasiada información a la vez. Tómate tu tiempo para recargarte cada una o dos horas. Así te sentirás más centrado y con más energía, lo que te facilitará concentrarte en la tarea que tienes entre manos.
Pareto es tu amigo: la regla del 80-20
Si no está familiarizado con el Principio de Pareto, ésta puede ser una de las lecciones más valiosas para usted. Pareto descubrió que, en la mayoría de los sistemas, 80% de los efectos proceden de 20% de las causas. ¿Qué tiene que ver esto con la gestión del tiempo?
Todo lo que haces forma parte de tu vida: grande o pequeño, todo contribuye de alguna manera a esa suma total. Así que cuando pienses en qué tareas o actividades merecen tu tiempo y energía, no te atasques con todas las pequeñas cosas que puedan surgir y distraerte. Mira el panorama general y céntrate en lo que más importa.
Tus prioridades para esta semana deben ser tus prioridades, y punto, no sólo cuando te venga bien o encaje en tu agenda. Cuanto más a menudo haga algo, más probable será que se convierta en parte de su rutina y menos esfuerzo le supondrá a largo plazo. Esto significa que incluso si algo como comer sano o hacer ejercicio te parece una tarea pesada, asegúrate de seguir haciendo esas actividades con la mayor frecuencia posible.
Sustituya los malos hábitos por buenos hábitos
Vale, esto parece fácil, pero no lo es. Es un proceso inevitable. Haz una lista honesta de todos los hábitos que funcionan bien para ti y tu vida y también de los que tienen efectos negativos en tu horario, productividad y vida personal. Cuando lo hayas pensado bien, empieza a sustituir uno o dos malos hábitos a la semana por otros buenos.
Esto empezará a mejorar tu calidad de vida y te dará más tiempo a cambio. Algunos buenos hábitos son: dormir bien, meditar todos los días, beber más agua, hacer ejercicio con regularidad y levantarse más temprano.
Planificar con antelación para evitar retrasos
No hay nada peor que tener que entregar un gran proyecto al final de la semana y darse cuenta a mitad de semana de que vas a necesitar mucho más tiempo del que habías planeado para terminarlo, lo que significa atiborrarte de trabajo todo el fin de semana para tenerlo todo hecho antes del lunes o el martes.
Anticípate planificando con antelación lo que tienes que hacer durante la semana para no llevarte sorpresas. Puedes utilizar herramientas como un calendario o una agenda para hacer un seguimiento de tus citas y, a continuación, anotar las distintas tareas que debes completar por orden de importancia. Esto dará a tu mente la oportunidad de relajarse y no preocuparse por recordar todo por sí sola, además de que te hará sentir más seguro de que todas las cosas de tu lista de tareas pendientes se harán.
Utilice una lista de control
Desde luego, no es una idea original, pero sigue siendo muy eficaz. Sé por experiencia propia cuánto estrés puede provocar el olvido de un pequeño detalle en un gran proyecto o presentación. Dicho esto, haz una lista de las cosas que hay que hacer antes de empezar. Hacer esto para cada proyecto o tarea eliminará las posibilidades de olvidar algo importante (como imprimir un correo electrónico con archivos adjuntos grandes, revisar dos veces la ortografía y la gramática... ya sabes, todos esos detalles minúsculos pero cruciales).
Evite la multitarea como la peste
Ésta es probablemente una de las mejores prácticas de gestión del tiempo que se pueden dar. Por desgracia, también es una de las más difíciles de seguir. Cuando estás trabajando en algo y de repente recibes un correo electrónico o un mensaje de texto, es muy tentador mirar el teléfono o leer ese largo correo que acaba de llegar (y luego preguntarte por qué estás en el trabajo y no durmiendo en tu cama).
Combate las ganas de hacer varias cosas a la vez: casi nunca merece la pena. Revisa el correo electrónico, las llamadas telefónicas y los mensajes de texto en momentos concretos del día (preferiblemente una vez cada hora) para no distraerte constantemente. De este modo, terminarás los proyectos mucho más rápido, ya que no tendrás que volver a una fuente de distracción.
Organice su escritorio
Esta es una de las mejores formas de mantener tu mente organizada: crea un sistema de archivo con carpetas para todos tus proyectos activos, de modo que nunca tengas que preocuparte por extraviar un archivo u olvidar dónde lo has puesto.
Si tu escritorio está desordenado, lo más probable es que tu mente también lo esté. También es muy probable que si dedicas al menos cinco minutos más cada día a ordenar y organizar tu espacio, te sientas mucho más concentrado en el trabajo.
Cuídate: cuanto mejor te sientas, más eficaz serás
Llevar un estilo de vida sano y activo es la mejor manera de afrontar la vida misma. Si estás enfermo, no puedes concentrarte en tu trabajo. Si estás cansado todo el tiempo, te cuesta concentrarte. Y si ese dolor crónico es lo bastante persistente, puedes sentir que concentrarte en cualquier cosa es casi imposible.
Si tu mente y tu cuerpo no están en buena forma, te resultará difícil terminar tus tareas. Haz ejercicio, come bien y duerme lo suficiente. Esto te dará fuerzas para enfrentarte a todo lo que se te ponga por delante.
Rodéate de gente positiva
Las personas negativas -aquellas que difunden rumores o hablan de otros empleados a sus espaldas- pueden desbaratar incluso la concentración de los trabajadores más prolíficos. Procura mantenerte alejado de este tipo de personas y rodéate de individuos positivos y trabajadores que te hagan querer ser mejor cada día.
Inspírate
Para producir resultados constantemente, todos necesitamos un poco de inspiración de vez en cuando. Leer biografías y libros de motivación puede ayudarle a encontrar su fuerza interior y salir de un bache en un abrir y cerrar de ojos. Hay muchísimos libros e historias de personas de gran éxito que pasaron por un infierno para alcanzar el éxito. Si esas historias no te motivan, nada lo hará.
Seguir aprendiendo
Siempre debemos evolucionar, aprender y mejorar. Cuanto más sepamos y mejor nos desenvolvamos en nuestro oficio, mejor trabajo haremos. En lugar de ver reality shows y programas de cotilleo durante tu tiempo libre, busca algo que te motive para aprender más sobre lo que mejor sabes hacer. Todas esas noches viendo "Bones" o "Castle" podrías haberlas pasado leyendo blogs del sector y enterándote de las últimas tendencias.
Plataformas como BVAUdemy, Coursera, etc. te permiten aprender cosas nuevas todos los días, desde la comodidad del salón de tu casa. Nunca han sido mejores tiempos para aprender cosas nuevas. Internet ha abierto un nuevo nivel para todos nosotros. ¿Recuerdas los días en que tenías que conducir hasta la biblioteca para investigar para la escuela o la universidad? Hoy tienes acceso a todos los libros que se han escrito al alcance de tu mano. Utiliza este poder que se te ha dado y cosecha los resultados rápidamente.
No olvides dedicarte tiempo a ti mismo
Si nunca dejas de trabajar y nunca sales de la oficina, tu mente se agotará y se desconcentrará y tu cuerpo no obtendrá lo que necesita para mantenerse sano. Asegúrate de que cada día dedicas algo de tiempo a tu crecimiento personal y a tu felicidad.
Puede ser algo tan sencillo como dar una vuelta a la manzana todas las tardes o salir a hacer algo por diversión (pero productivo, como aprender una nueva habilidad). La clave es asegurarte de que no pasas todo tu tiempo libre trabajando en tu tiempo libre.
Asegúrate de que cumples tus plazos
Si sabes que hay ciertas tareas o proyectos que debes terminar en un plazo determinado, asegúrate de cumplir esos objetivos. Ser capaz de cumplir con las cosas es un rasgo de carácter excelente para cualquier profesional, ya que demuestra a la gente el tipo de fiabilidad que tienes y lo seguro que eres.
Sé honesto contigo mismo y con tu forma de trabajar
Si tu escritorio es un caos y no consigues concentrarte en una tarea a la vez, no tengas miedo de admitirlo. No es ninguna vergüenza enorgullecerse de las cosas que se te dan bien y ser realista sobre las que no son tus puntos fuertes. Así, cuando empieces a sentirte abrumado y desconcentrado, sabrás por qué y podrás trabajar para mejorar esas habilidades en lugar de verlas como defectos de carácter.
No intente abordarlo todo a la vez
Conviértete en un maestro de tu agenda planificando cada día de la semana. Para mantenerte al día, crea un nuevo evento en el calendario para cada tarea o cita que surja. Así no se te olvidará nada.
Haz pausas a lo largo del día para mantenerte centrado en lo que estás haciendo en todo momento. Si sabes que tu mente necesita un descanso después de cierto tiempo en el mismo proyecto, asegúrate de que se produzca según lo programado: esto ayudará a tu productividad y organización en general.
Date tiempo para reflexionar
Todos tenemos esos días en los que nos sentimos apurados y sobrecargados de trabajo, pero lo mejor que puedes hacer por ti mismo es intentar tomar distancia de todo. Cierra el ordenador, céntrate en una tarea cada vez y no te preocupes por la cantidad de cosas que tienes que hacer.
Cuidar tu mente es tan importante como cuidar el resto de tu ser, así que tómate un poco de tiempo para relajarte y pensar en todo con calma. Te sentirás renovado y preparado para afrontar nuevas tareas.
Prueba a utilizar un temporizador de cocina para limitar el tiempo que puedes trabajar en algo; esto te obligará a centrarte en un proyecto cada vez. Cuando suene el temporizador, tómate un descanso de cinco minutos y luego pasa a otra tarea.
Mantenga su calendario actualizado y accesible para usted y todos los demás en la oficina
Esto te ayuda a llevar un registro de lo que tienes que hacer y de quién es el responsable de hacerlo para que no tengas que preocuparte por ello.
Asegúrate de presentar tus solicitudes de tiempo libre con antelación para que se aprueben con antelación; esto te permitirá centrarte en tu trabajo sin tener que preocuparte de si puedes o no tomarte un descanso para hacer una escapada de fin de semana con la familia.
Reconocer cuando las cosas van bien, pero también cuando deben mejorar
Siéntete orgulloso de lo que se te da bien, pero no caigas en la trampa de sentirte satisfecho con lo mucho que has conseguido. Siempre se puede hacer más. Sé crítico contigo mismo y mantén la mente abierta a nuevas oportunidades.
Nadie es perfecto en todo en todo momento, pero la gestión del tiempo y el conocimiento de uno mismo son necesarios para averiguar en qué eres bueno y en qué te vendría bien algo de ayuda. Tu trabajo se beneficiará de tu honestidad, y pronto la gestión del tiempo se convertirá en algo natural para ti.
Una vez que le cojas el truco, serás capaz de mantener el ritmo durante todo el día en lugar de caer presa de las distracciones y la procrastinación. Serás mucho más productivo y notarás la diferencia tanto en tu vida laboral como en tu vida personal. No importa lo que signifique para ti la gestión del tiempo, ¡asegúrate de controlarla para que cada día sea lo más productivo posible!
Para llevar
Trabaja tus habilidades de gestión del tiempo manteniendo siempre a tu lado una lista de las tareas que tienes que completar, pero asegúrate de no distraerte con ella. Tus nuevas habilidades empezarán a notarse con el tiempo y pronto el concepto de "gestión del tiempo" dejará de parecer una tarea tan desalentadora.
Recuerda que la gestión del tiempo es una habilidad -como cualquier otra- y que se necesita práctica para mejorar en cualquier tipo de habilidad, tanto si intentas mejorar tu velocidad de mecanografía como tu capacidad de organización. Mantente concentrado, pero no tengas miedo de tomarte descansos a lo largo del día cuando los necesites. Cuanto más te esfuerces en aprender a gestionar el tiempo, más fácil te resultará recuperar el control de tu propia vida.
