Si vous êtes comme la plupart des gens, vous pensez probablement que la gestion du temps est l'une des choses les plus difficiles à maîtriser. C'est parce qu'il faut plus que de bonnes intentions et quelques astuces simples pour devenir compétent dans la gestion de son temps. Il faut de la pratique, de la patience et un engagement sérieux. Mais ne vous inquiétez pas : avec les bons outils, les bons conseils et les bonnes astuces pour vous organiser, il existe de nombreuses façons de mieux gérer votre temps afin qu'il travaille pour vous et non contre vous.
Le temps est le bien le plus précieux de chacun d'entre nous. C'est la seule chose dans la vie qui est limitée. Nous avons tous les mêmes 24 heures dans une journée et nous ne pouvons pas en faire plus. Pourtant, nous nous sommes tous retrouvés, à un moment ou à un autre, du mauvais côté de la gestion du temps, qu'il s'agisse d'oublier une réunion importante, de rater des opportunités, de s'engager à l'excès dans des tâches ou des personnes, d'avoir l'impression d'être constamment en retard ou de ne pas avoir assez de temps pour soi et pour ce que l'on aime.
Le temps est la seule limite dans la vie
Sachez que votre temps est limité - la vie est pleine de distractions et il est facile de s'égarer ou d'en faire trop, mais en appliquant de solides compétences en matière de gestion du temps, vous apprendrez à créer un calendrier qui vous convient et à ne plus vivre en mode réaction. Voici 10 pratiques fondamentales d'une bonne gestion du temps.
Vous ne pouvez pas tout contrôler dans votre vie, mais vous pouvez toujours contrôler la façon dont vous y réagissez. Il est fort probable qu'une grande partie des décisions et des problèmes qui surviennent dans la vie de tous les jours ne dépendent pas de vous. Vous ne pouvez peut-être pas résoudre les problèmes de circulation sur le chemin du retour du travail ou faire en sorte que votre patron ne soit jamais en colère contre vous, mais vous pouvez contrôler la façon dont vous réagissez à ces choses. Plus vous serez patient et accepterez les petits contretemps et les barrages routiers de la vie, plus vous serez un bon gestionnaire du temps.
Plus tôt nous en prendrons conscience, moins nous serons stressés.
Le bon état d'esprit pour la gestion du temps est essentiel
Les gens ne sont pas parfaits ; peu importe à quel point vous êtes organisé ou bien planifié, les choses vont se gâter et plus vous apprendrez et affinerez vos compétences en gestion du temps, mieux vous pourrez les gérer. Dressez une liste des tâches qui vous font le plus souvent trébucher ; il peut s'agir d'oublier des rendez-vous ou de perdre le fil de votre emploi du temps. Laissez-vous des rappels partout dans votre calendrier et de la place pour noter les choses qui se présentent au cours de la journée.
Prenez rendez-vous pour nettoyer votre cuisine tous les dimanches soirs à 20 heures. N'attendez pas une semaine de plus ou vous prendrez de plus en plus de retard, ce qui créera un stress inutile dans votre vie.
Ne vous sentez pas coupable de donner la priorité à votre temps - faites des projets avec vos amis et votre famille, mais respectez vos limites. Prenez du temps pour les choses que vous aimez, mais veillez aussi à prendre du temps pour vous.
Vous ne pouvez pas tout faire ; n'essayez pas de le faire - cela ne se terminera jamais bien.
Être réaliste quant à ce dont vous êtes capable est l'une des étapes les plus importantes pour réussir à gérer votre temps. Vous pourrez peut-être travailler plus longtemps pendant un certain temps, mais au détriment de votre santé et de votre bonheur. Cela en vaut-il vraiment la peine ? Ne mordez pas plus que ce que vous pouvez mâcher ; fixez-vous des objectifs réalistes qui complètent votre style de vie au lieu de l'épuiser.
Ne vous sentez pas obligé de répondre à chaque courriel ou appel téléphonique immédiatement. Si vous êtes au milieu d'une réunion, par exemple, vous pouvez vous excuser poliment et mettre votre téléphone en mode silencieux jusqu'à la fin de la réunion. De cette façon, vous êtes toujours accessible si quelque chose de vraiment urgent se présente ou s'il y a des questions qui requièrent votre attention immédiate, mais vous ne vous distrayez pas avec chaque petite chose qui apparaît à l'écran pendant les moments moins importants.
Dites non - souvent !
Votre temps est précieux, alors respectez-le et ne le donnez pas trop facilement. Vous pouvez avoir l'impression d'être impoli ou de laisser tomber les gens en les refusant, mais pensez aux conséquences avant de sauter sur toutes les occasions qui se présentent à vous. Si quelqu'un a besoin de vous contacter pour quelque chose, il le fera.
C'est normal de dire non de temps en temps
Tant que vous ne devenez pas un étranger ou ne disparaissez pas totalement de la vie de ceux qui vous entourent, il n'y a pas de problème si vous n'êtes pas disponible à chaque seconde de la journée. Nous ne sommes pas au lycée et les gens comprennent que la vie est parfois très occupée. Il y a de fortes chances qu'ils ne voient pas d'inconvénient à attendre quelques jours ou quelques semaines avant d'avoir de vos nouvelles si cela signifie que lorsqu'ils en auront, ce sera parce que vous avez vraiment quelque chose d'important à dire.
Mangez d'abord la grenouille
Le grand Mark Twain a dit un jour : "Si votre travail consiste à manger une grenouille, il vaut mieux le faire en premier le matin. Et si votre travail consiste à manger deux grenouilles, il est préférable de manger la plus grosse en premier."
Si vous vous sentez indécis ou dépassé par ce que vous devez faire en premier, pensez à la tâche la plus importante et faites-la tout de suite. Tant que cela ne prend pas une éternité, attaquez-vous à cette tâche de front au lieu de la reporter à plus tard dans la journée.
Il est beaucoup plus efficace de faire une seule tâche à la fois que d'en faire plusieurs.
Il est beaucoup plus facile de rester organisé et concentré sur une tâche lorsque vous n'essayez pas de jongler avec un million de choses différentes à la fois. Si vous avez du mal à vous concentrer sur une tâche pendant plus de cinq minutes, essayez de régler une alarme ou un minuteur pour qu'il se déclenche à cet intervalle, puis passez à une autre tâche lorsqu'il se déclenche.
Ainsi, vous vous sentirez rafraîchi et prêt à vous attaquer à d'autres tâches sans avoir l'impression que votre esprit est surchargé par trop d'informations à la fois. Prenez le temps de vous recharger toutes les heures ou toutes les deux heures. Vous vous sentirez plus concentré et plus énergique, ce qui vous permettra de vous concentrer plus facilement sur la tâche à accomplir.
Pareto est votre ami - la règle des 80-20
Si vous n'êtes pas familier avec le principe de Pareto, c'est peut-être l'une des leçons les plus précieuses pour vous. Pareto a découvert que dans la plupart des systèmes, 80% des effets proviennent de 20% des causes. Quel est le rapport avec la gestion du temps ?
Tout ce que vous faites constitue une partie de votre vie - petite ou grande, tout contribue d'une manière ou d'une autre à cette somme totale. Ainsi, lorsque vous réfléchissez aux tâches ou activités qui méritent votre temps et votre énergie, ne vous laissez pas submerger par toutes les petites choses qui peuvent surgir et vous distraire. Regardez la situation dans son ensemble et concentrez-vous sur ce qui compte le plus.
Vos principales priorités de la semaine doivent être vos principales priorités, point final - et non pas seulement lorsque cela vous convient ou s'inscrit dans votre emploi du temps. Plus vous faites une chose souvent, plus elle a de chances de s'intégrer à votre routine et moins elle vous demandera d'efforts à long terme. Cela signifie que même si une activité comme manger sainement ou faire de l'exercice ressemble à une corvée, assurez-vous de la pratiquer aussi souvent que possible.
Remplacer les mauvaises habitudes par de bonnes habitudes
Bon, ça a l'air facile, mais ça ne l'est pas du tout. C'est un processus - mais un processus inévitable. Dressez une liste honnête de toutes les habitudes qui fonctionnent bien pour vous et votre vie, ainsi que de celles qui ont des effets négatifs sur votre emploi du temps, votre productivité et votre vie personnelle. Après avoir réfléchi à tout cela, commencez à remplacer une ou deux mauvaises habitudes par semaine par de bonnes habitudes.
Cela commencera à améliorer la qualité de votre vie et vous donnera plus de temps en retour. Voici quelques bonnes habitudes à rechercher : avoir un sommeil sain, méditer tous les jours, boire plus d'eau, faire de l'exercice régulièrement et se lever plus tôt.
Prévoir à l'avance pour éviter les retards
Il n'y a rien de pire que d'avoir un gros projet à rendre à la fin de la semaine et de se rendre compte en milieu de semaine qu'il vous faudra beaucoup plus de temps que prévu pour le terminer - ce qui vous oblige à bûcher tout le week-end pour tout faire avant le lundi ou le mardi.
Prenez de l'avance en planifiant à l'avance ce que vous devez faire pendant la semaine pour ne pas avoir de surprises. Vous pouvez utiliser des outils tels qu'un calendrier ou un planificateur pour suivre vos rendez-vous, puis noter les différentes tâches à accomplir par ordre d'importance. Cela permettra à votre esprit de se détendre et de ne pas avoir à se souvenir de tout par lui-même, et vous aurez davantage confiance dans le fait que toutes les choses de votre liste de choses à faire seront faites.
Utilisez une liste de contrôle
Il ne s'agit pas d'une idée originale, bien sûr, mais elle reste très efficace. Je sais par expérience combien l'oubli d'un petit détail dans le cadre d'un grand projet ou d'une présentation peut être source de stress. Cela dit, établissez une liste de contrôle des choses à faire avant de commencer. En faisant cela pour chaque projet ou tâche, vous éliminez les risques d'oublier quelque chose d'important (comme imprimer un courriel avec des pièces jointes volumineuses, vérifier deux fois votre orthographe et votre grammaire - vous savez, tous ces détails minuscules mais cruciaux).
Évitez le multitâche comme la peste
C'est probablement l'une des meilleures pratiques de gestion du temps que l'on puisse donner. Malheureusement, c'est aussi l'une des plus difficiles à suivre. Lorsque vous êtes en train de travailler sur quelque chose et que vous recevez soudainement un courriel ou un message texte, il est très tentant de vérifier votre téléphone ou de lire ce long courriel qui vient d'arriver (et de vous demander ensuite pourquoi vous êtes au travail et pas dans votre lit).
Combattez l'envie de faire plusieurs choses à la fois - cela en vaut rarement la peine. Vérifiez vos courriels, appels téléphoniques et textos à des moments précis de la journée (de préférence une fois par heure) afin de ne pas être constamment distrait. De cette façon, vous terminerez vos projets beaucoup plus rapidement puisque vous ne serez pas rappelé à une source de distraction.
Organisez votre bureau
C'est aussi l'un des meilleurs moyens de garder votre esprit organisé - créez un système de classement avec des dossiers pour tous vos projets actifs afin de ne jamais avoir à vous soucier d'égarer un dossier ou d'oublier où vous l'avez mis.
Si votre bureau est en désordre, il y a de fortes chances pour que votre esprit le soit aussi. Il y a également de fortes chances que si vous passez ne serait-ce que cinq minutes de plus par jour à ranger et organiser votre espace, vous vous sentirez beaucoup plus concentré au travail.
Prenez soin de vous - plus vous vous sentez bien, plus vous êtes efficace.
Avoir un mode de vie sain et actif est la meilleure façon d'aborder la vie elle-même. Si vous êtes malade, vous ne pouvez pas vous concentrer sur votre travail. Si vous êtes tout le temps fatigué, il est difficile de vous concentrer. Et si la douleur chronique est assez persistante, vous pouvez avoir l'impression qu'il est presque impossible de vous concentrer sur quoi que ce soit.
Si votre esprit et votre corps ne sont pas en bonne forme, il vous sera difficile d'accomplir vos tâches. Faites de l'exercice, mangez bien et dormez suffisamment. Vous aurez ainsi la force de vous attaquer à tout ce qui se présente à vous.
Entourez-vous de personnes positives
Les personnes négatives - celles qui répandent des rumeurs ou parlent d'autres employés dans leur dos - peuvent faire dérailler la concentration des travailleurs, même les plus prolifiques. Mettez un point d'honneur à rester à l'écart de ce genre de personnes et entourez-vous d'individus positifs et travailleurs qui vous donnent envie de vous dépasser chaque jour.
S'inspirer
Pour produire constamment des résultats, nous avons tous besoin d'un peu d'inspiration de temps en temps. La lecture de biographies et de livres de motivation peut vous aider à trouver votre force intérieure et à vous sortir d'un mauvais pas en un rien de temps. Il existe tellement de livres et d'histoires de personnes qui ont réussi et qui ont traversé l'enfer pour atteindre le succès. Si ces histoires ne vous motivent pas, rien ne le fera.
Continuer à apprendre
Nous devrions toujours évoluer, apprendre et nous améliorer. Plus nous en savons et plus nous nous perfectionnons dans notre métier, meilleur sera le travail que nous produirons. Au lieu de regarder des émissions de télé-réalité et des programmes à potins pendant votre temps libre, trouvez quelque chose qui vous motivera à en apprendre davantage sur ce que vous faites le mieux. Toutes ces nuits tardives passées à regarder "Bones" ou "Castle" auraient pu être consacrées à la lecture de blogs sur l'industrie et à l'apprentissage des dernières tendances.
Des plates-formes comme BVAUdemy, Coursera, etc. vous permettent d'apprendre de nouvelles choses tous les jours, dans le confort de votre propre salon. Les temps n'ont jamais été aussi favorables pour apprendre de nouvelles choses. L'internet a ouvert un tout nouveau niveau pour nous tous. Vous vous souvenez de l'époque où vous deviez vous rendre à la bibliothèque pour faire des recherches pour l'école ou l'université ? Aujourd'hui, vous avez accès à tous les livres qui ont été écrits au bout de vos doigts. Utilisez ce pouvoir qui vous a été donné et récoltez rapidement les résultats.
N'oubliez pas de prendre du temps pour vous
Si vous ne cessez jamais de travailler et ne quittez jamais le bureau, votre esprit s'épuisera et sera déconcentré et votre corps ne recevra pas ce dont il a besoin pour rester en bonne santé. Veillez à consacrer quotidiennement du temps à votre épanouissement personnel et à votre bonheur.
Cela peut être aussi simple que de faire le tour du pâté de maisons tous les après-midi ou de sortir et de faire quelque chose pour le plaisir (mais toujours productif - comme apprendre une nouvelle compétence). L'essentiel est de veiller à ne pas passer tout votre temps libre à travailler sur votre temps libre.
Assurez-vous que vous respectez vos délais.
Si vous savez que certaines tâches ou certains projets doivent être terminés à une certaine heure, assurez-vous de respecter ces objectifs. Être capable d'aller au bout des choses est un excellent trait de caractère pour tout professionnel - cela montre aux gens le genre de fiabilité que vous avez et à quel point vous êtes fiable.
Soyez honnête avec vous-même et honnête sur votre façon de travailler.
Si votre bureau est en désordre et que vous n'arrivez pas à vous concentrer sur une tâche à la fois, n'ayez pas peur de l'admettre. Il n'y a pas de honte à être fier de ce que vous savez faire et à être réaliste sur ce qui n'est pas votre point fort. Ainsi, lorsque vous commencerez à vous sentir dépassé et déconcentré, vous saurez pourquoi et vous pourrez travailler à améliorer ces compétences au lieu de les considérer comme des défauts de caractère.
N'essayez pas de tout faire en même temps
Devenez maître de votre emploi du temps en planifiant chaque jour de la semaine. Pour rester sur la bonne voie, créez un nouvel événement dans votre calendrier pour chaque tâche ou rendez-vous à mesure qu'il se présente. Ainsi, vous n'oublierez jamais rien !
Faites des pauses tout au long de la journée pour vous aider à rester sur la bonne voie et concentré sur ce que vous faites à tout moment. Si vous savez que votre esprit a besoin d'une pause après un certain temps passé sur un même projet, veillez à ce qu'elle ait lieu comme prévu - cela contribuera à votre productivité et à votre organisation générale.
Donnez vous le temps de réfléchir
Nous avons tous des jours où nous nous sentons pressés et surmenés, mais la meilleure chose que vous puissiez faire pour vous est de prendre du recul. Fermez votre ordinateur, concentrez-vous sur une seule tâche à la fois et ne vous inquiétez pas du nombre de choses que vous avez à faire.
Il est aussi important de prendre soin de votre esprit que de votre corps. Prenez donc le temps de vous détendre et de réfléchir calmement à tout ce que vous faites. Vous vous sentirez revigoré et prêt à vous attaquer à de nouvelles tâches.
Essayez d'utiliser un minuteur de cuisine pour limiter la durée de votre travail - cela vous obligera à vous concentrer sur un seul projet à la fois. Lorsque le minuteur se déclenche, faites une pause de cinq minutes, puis passez à une autre tâche.
Maintenez votre calendrier à jour et accessible à vous-même et à tous les autres membres du bureau.
Cela vous permet de garder une trace de ce que vous devez faire et de savoir qui est responsable de cette tâche, afin que vous n'ayez pas à vous en soucier.
Veillez à soumettre vos demandes de congés à l'avance afin qu'elles soient approuvées à l'avance - cela vous permettra de vous concentrer sur votre travail sans avoir à vous demander si vous pouvez ou non prendre congé pour un week-end en famille.
Reconnaissez quand les choses vont bien, mais aussi quand elles doivent s'améliorer.
Soyez fier de ce que vous savez faire, mais ne tombez pas dans le piège de vous sentir satisfait de ce que vous avez accompli. Il y a toujours plus à faire ! Soyez critique envers vous-même et gardez l'esprit ouvert aux nouvelles possibilités.
Personne n'est parfait en tout et tout le temps, mais la gestion du temps et la conscience de soi permettent de déterminer ce que vous savez faire et ce pour quoi vous avez besoin d'aide. Votre travail bénéficiera de votre honnêteté, et bientôt la gestion du temps deviendra une seconde nature pour vous.
Une fois que vous aurez pris le coup de main, vous serez capable de tenir le rythme toute la journée au lieu d'être la proie des distractions et de la procrastination. Vous serez beaucoup plus productif, et vous verrez la différence dans votre vie professionnelle comme dans votre vie personnelle. Quelle que soit la signification de la gestion du temps pour vous, assurez-vous de la maîtriser pour que chaque journée soit aussi productive que possible !
À emporter
Travaillez sur vos compétences en matière de gestion du temps en gardant à tout moment à côté de vous une liste des tâches à accomplir, mais veillez à ne pas vous laisser distraire par elle non plus. Vos nouvelles compétences commenceront à se manifester au fil du temps et, bientôt, le concept de "gestion du temps" ne semblera plus être une tâche aussi ardue.
N'oubliez pas que la gestion du temps est une compétence, comme toute autre compétence, et qu'il faut de la pratique pour s'améliorer, qu'il s'agisse d'améliorer sa vitesse de frappe ou son sens de l'organisation. Restez concentré, mais n'hésitez pas à faire des pauses tout au long de la journée lorsque vous en avez besoin ! Plus vous vous appliquerez à apprendre la gestion du temps, plus il vous sera facile de reprendre le contrôle de votre vie.
