Si vous êtes comme la plupart des gens, vous pensez probablement que la gestion du temps est l'une des choses les plus difficiles à maîtriser. C'est parce qu'il faut plus que de bonnes intentions et quelques astuces simples pour devenir compétent dans la gestion de son temps. Il faut de la pratique, de la patience et un engagement sérieux. Mais ne vous inquiétez pas : avec les bons outils, les bons conseils et les bonnes astuces pour vous organiser, il existe de nombreuses façons de mieux gérer votre temps afin qu'il travaille pour vous et non contre vous.
Le temps est le bien le plus précieux de tous. C'est la seule chose limitée dans la vie. Nous disposons tous des mêmes 24 heures par jour et nous ne pouvons pas en faire plus. Pourtant, nous nous sommes tous retrouvés un jour ou l'autre du mauvais côté de la gestion du temps, qu'il s'agisse d'oublier une réunion importante, de rater des opportunités, de s'engager à fond dans des tâches et des personnes, d'avoir l'impression d'être constamment en retard ou peut-être de ne pas avoir assez de temps pour soi et pour les choses que l'on aime.
Le temps est la seule limite dans la vie
Sachez que votre temps est limité - la vie est pleine de distractions et il est facile de s'égarer ou d'en faire trop. Mais en appliquant de solides techniques de gestion du temps, vous apprendrez à créer un emploi du temps qui vous convienne et à cesser de vivre en mode réaction. Voici dix pratiques fondamentales pour une bonne gestion du temps.
Vous ne pouvez pas tout contrôler dans votre vie, mais vous pouvez toujours contrôler la façon dont vous y réagissez. Il est fort probable qu'une grande partie des décisions et des problèmes qui surviennent dans la vie de tous les jours ne dépendent absolument pas de vous. Vous ne pouvez peut-être pas régler le problème des embouteillages sur le chemin du retour du travail ou faire en sorte que votre patron ne soit jamais en colère contre vous, mais vous pouvez contrôler la façon dont vous réagissez à ces choses. Plus vous serez patient et accepterez les petits revers et obstacles de la vie, mieux vous gérerez votre temps.
Plus tôt nous en prendrons conscience, moins nous serons stressés.
Le bon état d'esprit pour la gestion du temps est essentiel
Les gens ne sont pas parfaits ; quel que soit votre degré d'organisation ou de planification, les choses peuvent mal tourner et plus vous apprendrez et affinerez vos compétences en matière de gestion du temps, mieux vous serez en mesure d'y faire face. Dressez une liste des tâches qui vous font le plus souvent défaut ; il peut s'agir d'oublier des rendez-vous ou de perdre le fil de votre emploi du temps. Laissez-vous des rappels partout dans votre calendrier et de la place pour noter les choses qui se présentent au cours de la journée.
Prenez rendez-vous pour nettoyer votre cuisine tous les dimanches soirs à 20 heures. N'attendez pas une semaine de plus ou vous prendrez de plus en plus de retard, ce qui créera un stress inutile dans votre vie.
Ne vous sentez pas coupable de donner la priorité à votre temps - faites des projets avec vos amis et votre famille, mais respectez vos limites. Consacrez du temps aux choses que vous aimez, mais veillez également à prendre du temps pour vous.
Vous ne pouvez pas tout faire, n'essayez pas, cela ne servirait à rien.
Être réaliste sur ce dont vous êtes capable est l'une des étapes les plus importantes pour bien gérer votre temps. Vous pouvez peut-être travailler plus longtemps pendant un certain temps, mais au détriment de votre santé et de votre bonheur. Cela en vaut-il vraiment la peine ? Fixez-vous des objectifs réalistes qui complètent votre mode de vie au lieu de l'épuiser.
Ne vous sentez pas obligé de répondre immédiatement à chaque courriel ou appel téléphonique. Si vous êtes en pleine réunion, par exemple, vous pouvez vous excuser poliment et mettre votre téléphone en mode silencieux jusqu'à la fin de la réunion. De cette façon, vous restez accessible si quelque chose de vraiment urgent se présente ou si des questions requièrent votre attention immédiate, mais vous ne vous laissez pas distraire par toutes les petites choses qui apparaissent à l'écran pendant les moments moins importants.
Dites non - souvent !
Votre temps est précieux, alors respectez-le et ne le donnez pas trop facilement. Vous pouvez avoir l'impression d'être impoli ou de laisser tomber les gens en les refusant, mais pensez aux conséquences avant de sauter sur toutes les occasions qui se présentent à vous. Si quelqu'un a besoin de vous contacter pour quelque chose, il le fera.
Il n'y a pas de mal à dire non de temps en temps
Tant que vous ne devenez pas un étranger ou que vous ne disparaissez pas totalement de la vie de ceux qui vous entourent, il n'y a pas de mal à ce que vous ne soyez pas disponible à chaque seconde de la journée. Nous ne sommes pas au lycée et les gens comprennent que la vie est parfois bien remplie. Il y a de fortes chances qu'ils ne voient pas d'inconvénient à attendre quelques jours ou quelques semaines avant d'avoir de vos nouvelles si cela signifie que lorsqu'ils en auront, ce sera parce que vous avez vraiment quelque chose d'important à leur dire.
Mangez d'abord la grenouille
Le grand Mark Twain a dit un jour : "Si ton travail consiste à manger une grenouille, il vaut mieux le faire en premier le matin. Et si vous devez manger deux grenouilles, il est préférable de manger la plus grosse en premier".
Si vous vous sentez indécis ou dépassé par les événements, pensez à la tâche la plus importante et faites-la tout de suite. Tant qu'elle ne prend pas trop de temps, attaquez-la de front au lieu de la reporter à plus tard dans la journée.
Il est beaucoup plus efficace de faire une seule tâche à la fois que d'en faire plusieurs.
Il est beaucoup plus facile de rester organisé et de respecter les délais lorsque vous n'essayez pas de jongler avec un million de choses différentes à la fois. Si vous avez du mal à vous concentrer sur une seule chose pendant plus de cinq minutes, essayez de régler une alarme ou une minuterie pour qu'elle se déclenche à cet intervalle, puis passez à une autre tâche lorsqu'elle se déclenche.
Ainsi, vous vous sentirez rafraîchi et prêt à vous attaquer à d'autres tâches sans avoir l'impression que votre esprit est surchargé par trop d'informations à la fois. Prenez le temps de vous recharger toutes les heures ou toutes les deux heures. Vous vous sentirez plus concentré et plus énergique, ce qui vous permettra de vous concentrer plus facilement sur la tâche à accomplir.
Pareto est votre ami - la règle des 80-20
Si vous ne connaissez pas le principe de Pareto, il s'agit peut-être de l'une des leçons les plus précieuses pour vous. Pareto a découvert que dans la plupart des systèmes, 80% des effets proviennent de 20% des causes. Quel est le rapport avec la gestion du temps ?
Tout ce que vous faites fait partie de votre vie - qu'il soit grand ou petit, il contribue d'une manière ou d'une autre à la somme totale. Ainsi, lorsque vous réfléchissez aux tâches ou aux activités qui méritent votre temps et votre énergie, ne vous laissez pas déconcentrer par toutes les petites choses qui peuvent survenir et vous distraire. Regardez la situation dans son ensemble et concentrez-vous sur ce qui compte le plus.
Vos priorités pour cette semaine doivent être vos priorités, point final, et pas seulement quand cela vous arrange ou correspond à votre emploi du temps. Plus vous faites quelque chose souvent, plus cela a de chances de faire partie de votre routine et moins cela vous demandera d'efforts à long terme. En d'autres termes, même si manger sainement ou faire de l'exercice vous semble être une corvée, veillez à pratiquer ces activités aussi souvent que possible.
Remplacer les mauvaises habitudes par de bonnes habitudes
D'accord, cela semble facile, mais ce n'est pas du tout le cas. C'est un processus, mais il est inévitable. Dressez une liste honnête de toutes les habitudes qui fonctionnent bien pour vous et votre vie, ainsi que de celles qui ont des effets négatifs sur votre emploi du temps, votre productivité et votre vie personnelle. Après avoir bien réfléchi, commencez à remplacer une ou deux mauvaises habitudes par semaine par de bonnes habitudes.
Cela commencera à améliorer la qualité de votre vie et vous donnera plus de temps en retour. Voici quelques bonnes habitudes à rechercher : avoir un sommeil sain, méditer tous les jours, boire plus d'eau, faire de l'exercice régulièrement et se lever plus tôt.
Prévoir à l'avance pour éviter les retards
Il n'y a rien de pire que d'avoir un projet important à rendre à la fin de la semaine et de se rendre compte en milieu de semaine que l'on aura besoin de beaucoup plus de temps que prévu pour le mener à bien - ce qui signifie qu'il faut bûcher tout le week-end pour tout terminer avant le lundi ou le mardi.
Prenez de l'avance en planifiant à l'avance ce que vous devez faire pour la semaine afin de ne pas avoir de surprises. Vous pouvez utiliser des outils tels qu'un calendrier ou un agenda pour suivre vos rendez-vous, puis noter les différentes tâches à accomplir par ordre d'importance. Cela permettra à votre esprit de se détendre et de ne pas s'inquiéter de devoir se souvenir de tout seul, et vous donnera l'assurance que tout ce qui figure sur votre liste de choses à faire sera fait.
Utilisez une liste de contrôle
Ce n'est pas une idée originale, bien sûr, mais elle est très efficace. Je sais par expérience à quel point l'oubli d'un petit détail dans le cadre d'un grand projet ou d'une présentation peut être source de stress. Cela étant dit, établissez une liste de contrôle des choses à faire avant de commencer. En faisant cela pour chaque projet ou tâche, vous éliminerez le risque d'oublier quelque chose d'important (comme imprimer un courriel avec des pièces jointes volumineuses, revérifier votre orthographe et votre grammaire - vous savez, tous ces détails minuscules mais cruciaux).
Évitez le multitâche comme la peste
C'est probablement l'une des meilleures pratiques de gestion du temps que l'on puisse donner. Malheureusement, c'est aussi l'une des plus difficiles à suivre. Lorsque vous êtes en train de travailler sur quelque chose et que vous recevez soudain un courriel ou un SMS, la tentation est grande de consulter votre téléphone ou de lire le long courriel qui vient d'arriver (et de vous demander ensuite pourquoi vous êtes au travail et ne dormez pas dans votre lit).
Luttez contre l'envie de faire plusieurs choses à la fois - cela en vaut rarement la peine. Consultez vos courriels, vos appels téléphoniques et vos textes à des moments précis de la journée (de préférence une fois par heure) afin de ne pas vous laisser distraire en permanence. Ainsi, vous terminerez vos projets beaucoup plus rapidement, car vous ne serez pas obligé de revenir à une source de distraction.
Organisez votre bureau
C'est aussi l'un des meilleurs moyens de garder votre esprit organisé - créez un système de classement avec des dossiers pour tous vos projets actifs afin de ne jamais avoir à vous soucier d'égarer un dossier ou d'oublier où vous l'avez mis.
Si votre bureau est en désordre, il y a de fortes chances que votre esprit le soit aussi. Il y a également de fortes chances que si vous consacrez ne serait-ce que cinq minutes supplémentaires par jour à l'ordre et à l'organisation de votre espace, vous vous sentirez beaucoup plus concentré au travail.
Prenez soin de vous - plus vous vous sentez bien, plus vous êtes efficace.
Mener une vie saine et active est la meilleure façon d'aborder la vie elle-même. Si vous êtes malade, vous ne pouvez pas vous concentrer sur votre travail. Si vous êtes constamment fatigué, vous avez du mal à vous concentrer. Et si la douleur chronique est suffisamment persistante, vous pouvez avoir l'impression qu'il est presque impossible de vous concentrer sur quoi que ce soit.
Si votre corps et votre esprit ne sont pas en bonne forme, il vous sera difficile d'accomplir vos tâches. Faites de l'exercice, mangez bien et dormez suffisamment. Vous aurez ainsi la force de vous attaquer à tout ce qui se présente à vous.
Entourez-vous de personnes positives
Les personnes négatives - celles qui répandent des rumeurs ou parlent des autres employés dans leur dos - peuvent faire dérailler la concentration des travailleurs les plus prolifiques. Tenez-vous à l'écart de ce genre de personnes et entourez-vous d'individus positifs et travailleurs qui vous donnent envie de vous améliorer chaque jour.
S'inspirer
Pour produire constamment des résultats, nous avons tous besoin de temps en temps d'un peu d'inspiration. La lecture de biographies et de livres de motivation peut vous aider à retrouver votre force intérieure et à vous sortir d'un mauvais pas en un rien de temps. Il existe tant de livres et d'histoires de personnes qui ont réussi et qui ont traversé l'enfer pour parvenir au succès. Si ces histoires ne vous motivent pas, rien ne le fera.
Continuer à apprendre
Nous devrions toujours évoluer, apprendre et nous améliorer. Plus nous en savons et mieux nous maîtrisons notre métier, meilleur sera notre travail. Au lieu de regarder des émissions de téléréalité et des programmes de potins pendant votre temps libre, trouvez quelque chose qui vous motivera à en apprendre davantage sur ce que vous faites le mieux. Toutes ces soirées passées à regarder "Bones" ou "Castle" auraient pu être consacrées à la lecture de blogs sur l'industrie et à l'apprentissage des dernières tendances.
Des plates-formes comme BVAUdemy, Coursera, etc. vous permettent d'apprendre de nouvelles choses tous les jours, dans le confort de votre propre salon. Les temps n'ont jamais été aussi propices à l'apprentissage de nouvelles choses. L'internet a ouvert un tout nouveau niveau pour chacun d'entre nous. Vous souvenez-vous de l'époque où vous deviez vous rendre à la bibliothèque pour faire des recherches pour l'école ou l'université ? Aujourd'hui, vous avez accès à tous les livres qui ont été écrits, du bout des doigts. Utilisez ce pouvoir qui vous a été donné et récoltez rapidement des résultats.
N'oubliez pas de prendre du temps pour vous
Si vous ne cessez jamais de travailler et ne quittez jamais le bureau, votre esprit sera épuisé et déconcentré et votre corps ne recevra pas ce dont il a besoin pour rester en bonne santé. Veillez à consacrer quotidiennement du temps à votre épanouissement personnel et à votre bonheur.
Il peut s'agir d'une simple promenade dans le quartier tous les après-midi ou d'une activité ludique (mais toujours productive, comme l'acquisition d'une nouvelle compétence). L'essentiel est de s'assurer que vous ne passez pas tout votre temps libre à travailler sur votre temps libre.
Veillez à respecter vos délais
Si vous savez que certaines tâches ou certains projets doivent être terminés à une certaine heure, assurez-vous de respecter ces objectifs. Être capable d'aller au bout des choses est un excellent trait de caractère pour tout professionnel - cela montre aux gens le genre de fiabilité que vous avez et à quel point vous êtes fiable.
Soyez honnête avec vous-même et honnête sur votre façon de travailler.
Si votre bureau est en désordre et que vous n'arrivez pas à vous concentrer sur une tâche à la fois, n'ayez pas peur de l'admettre. Il n'y a pas de honte à être fier de ce que vous savez faire et à être réaliste sur ce qui n'est pas votre point fort. Ainsi, lorsque vous commencerez à vous sentir débordé et déconcentré, vous saurez pourquoi et vous pourrez travailler à améliorer ces compétences au lieu de les considérer comme des défauts de caractère.
N'essayez pas de tout faire en même temps
Devenez maître de votre emploi du temps en planifiant chaque jour de la semaine. Pour ne pas perdre le fil, créez un nouvel événement dans le calendrier pour chaque tâche ou rendez-vous au fur et à mesure qu'il se présente. Ainsi, vous n'oublierez rien !
Prévoyez des pauses tout au long de la journée pour vous aider à rester sur la bonne voie et à vous concentrer sur ce que vous faites à tout moment. Si vous savez que votre esprit a besoin d'une pause après un certain temps passé sur le même projet, veillez à ce qu'elle ait lieu comme prévu - cela favorisera votre productivité et votre organisation en général.
Donnez vous le temps de réfléchir
Nous avons tous des jours où nous nous sentons pressés et surmenés, mais la meilleure chose que vous puissiez faire pour vous-même est d'essayer de prendre un peu de recul. Fermez votre ordinateur, concentrez-vous sur une tâche à la fois et ne vous préoccupez pas du nombre de choses que vous avez à faire.
Prendre soin de son esprit est aussi important que prendre soin du reste de sa personne. Veillez donc à prendre un peu de temps pour vous détendre et réfléchir calmement à tout ce que vous faites. Vous vous sentirez revigoré et prêt à affronter de nouvelles tâches.
Essayez d'utiliser un minuteur de cuisine pour limiter la durée de votre travail - cela vous obligera à vous concentrer sur un seul projet à la fois. Lorsque le minuteur se déclenche, faites une pause de cinq minutes, puis passez à une autre tâche.
Maintenez votre calendrier à jour et accessible à vous-même et à tous les autres membres du bureau.
Cela vous permet de savoir ce que vous devez faire et qui est responsable de cette tâche, afin que vous n'ayez pas à vous en préoccuper.
Veillez à soumettre vos demandes de congés à l'avance afin qu'elles soient approuvées à l'avance - cela vous permettra de vous concentrer sur votre travail sans avoir à vous demander si vous pouvez ou non prendre congé pour un week-end en famille.
Reconnaissez quand les choses vont bien, mais aussi quand elles doivent s'améliorer.
Soyez fier de ce que vous savez faire, mais ne tombez pas dans le piège de la satisfaction du travail accompli. Il est toujours possible d'en faire plus ! Soyez critique envers vous-même et restez ouvert à de nouvelles opportunités.
Personne n'est parfait en tout temps, mais il faut savoir gérer son temps et se connaître soi-même pour savoir ce que l'on sait faire et ce pour quoi on a besoin d'aide. Votre travail bénéficiera de votre honnêteté et la gestion du temps deviendra bientôt une seconde nature pour vous.
Une fois que vous aurez pris le coup de main, vous serez en mesure de suivre le rythme tout au long de la journée au lieu de vous laisser distraire et de remettre à plus tard. Vous serez beaucoup plus productif et vous verrez la différence dans votre vie professionnelle et personnelle. Quelle que soit la signification de la gestion du temps pour vous, veillez à la maîtriser pour que chaque jour soit aussi productif que possible !
À emporter
Travaillez vos compétences en matière de gestion du temps en gardant toujours à côté de vous une liste des tâches à accomplir, mais veillez également à ne pas vous laisser distraire par cette liste. Vos nouvelles compétences commenceront à se manifester au fil du temps et, bientôt, le concept de "gestion du temps" ne vous semblera plus aussi décourageant.
N'oubliez pas que la gestion du temps est une compétence, comme toute autre, et qu'il faut de la pratique pour s'améliorer dans n'importe quel domaine, qu'il s'agisse d'améliorer sa vitesse de frappe ou son sens de l'organisation. Restez concentré, mais n'hésitez pas à faire des pauses tout au long de la journée lorsque vous en avez besoin ! Plus vous vous efforcerez d'apprendre à gérer votre temps, plus il vous sera facile de reprendre le contrôle de votre vie.
