Wenn es Ihnen wie den meisten Menschen geht, haben Sie wahrscheinlich das Gefühl, dass Zeitmanagement eines der schwierigsten Dinge ist, die es zu meistern gilt. Das liegt daran, dass es mehr braucht als nur gute Vorsätze und ein paar einfache Tricks, um ein gutes Zeitmanagement zu erreichen. Es erfordert Übung, Geduld und ein gewisses Maß an Engagement. Aber keine Sorge, mit den richtigen Werkzeugen, Tipps und Tricks zur Organisation gibt es viele Möglichkeiten, Ihre Zeit besser zu managen, so dass sie für Sie und nicht gegen Sie arbeitet.
Zeit ist das wertvollste Gut von uns allen. Sie ist das Einzige im Leben, das begrenzt ist. Wir alle haben die gleichen 24 Stunden am Tag und können nicht mehr daraus machen. Dennoch haben wir uns alle schon einmal auf der falschen Seite des Zeitmanagements wiedergefunden, sei es, dass wir eine wichtige Besprechung vergessen haben, dass wir Gelegenheiten verpasst haben, dass wir uns zu sehr an Aufgaben und Menschen gebunden haben, dass wir das Gefühl haben, ständig hinter dem Zeitplan hinterherzuhinken, oder dass wir vielleicht nicht genug Zeit für uns selbst und für die Dinge haben, die wir lieben.
Zeit ist die einzige Grenze im Leben
Seien Sie sich bewusst, dass Ihre Zeit begrenzt ist - das Leben ist voller Ablenkungen, und es ist leicht, vom Weg abzukommen oder sich zu viel vorzunehmen. Wenn Sie jedoch einige solide Zeitmanagement-Fähigkeiten anwenden, werden Sie lernen, einen Zeitplan zu erstellen, der für Sie funktioniert, und nicht mehr im Reaktionsmodus zu leben. Hier sind 10 grundlegende Praktiken für ein gutes Zeitmanagement.
Sie können nicht alles in Ihrem Leben kontrollieren, aber Sie können immer kontrollieren, wie Sie darauf reagieren. Wahrscheinlich liegt ein großer Teil der Entscheidungen und Probleme, die im Alltag auftreten, nicht in Ihrer Hand. Sie können vielleicht nicht den Verkehr auf dem Heimweg von der Arbeit regeln oder dafür sorgen, dass Ihr Chef nie sauer auf Sie ist, aber Sie können kontrollieren, wie Sie auf diese Dinge reagieren. Je geduldiger Sie sind und je mehr Sie die kleinen Rückschläge und Hindernisse des Lebens akzeptieren, desto besser sind Sie als Zeitmanager.
Je früher wir das erkennen, desto weniger Stress werden wir alle empfinden.
Die richtige Einstellung zum Zeitmanagement ist entscheidend
Menschen sind nicht perfekt; egal wie gut organisiert oder geplant man ist, es wird immer etwas schief gehen, und je mehr Zeitmanagement-Fähigkeiten man erlernt und verfeinert, desto besser wird man damit umgehen können. Machen Sie sich eine Liste der Aufgaben, die Sie am häufigsten aus der Bahn werfen, z. B. das Vergessen von Terminen oder der Verlust des Überblicks über Ihren Zeitplan. Lassen Sie sich überall in Ihrem Kalender Erinnerungshilfen und Platz für Notizen, die Sie im Laufe des Tages benötigen.
Machen Sie einen Termin aus, um Ihre Küche jeden Sonntagabend um 20 Uhr zu reinigen. Schieben Sie es nicht auf eine weitere Woche hinaus, sonst geraten Sie immer weiter in Rückstand und verursachen unnötigen Stress in Ihrem Leben.
Haben Sie kein schlechtes Gewissen, wenn Sie Ihre Zeit priorisieren - machen Sie Pläne mit Freunden und Familie, aber respektieren Sie Ihre Grenzen. Nehmen Sie sich Zeit für Dinge, die Sie lieben, aber achten Sie auch darauf, dass Sie sich dabei Zeit für sich selbst nehmen.
Man kann nicht alles machen; versuchen Sie es nicht - es wird nie gut ausgehen.
Eine realistische Einschätzung der eigenen Möglichkeiten ist einer der wichtigsten Schritte zu einem erfolgreichen Zeitmanagement. Vielleicht können Sie eine Zeit lang länger arbeiten, aber das geht auf Kosten Ihrer Gesundheit und Ihres Glücks. Ist es das wirklich wert? Setzen Sie sich realistische Ziele, die zu Ihrem Lebensstil passen, anstatt ihn zu zerstören.
Glauben Sie nicht, dass Sie jede E-Mail oder jeden Anruf sofort beantworten müssen. Wenn Sie zum Beispiel mitten in einer Besprechung sind, ist es in Ordnung, sich höflich zu entschuldigen und Ihr Telefon auf lautlos zu stellen, bis die Besprechung vorbei ist. Auf diese Weise sind Sie immer noch erreichbar, wenn etwas wirklich Dringendes auftaucht oder wenn es Fragen gibt, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern, aber Sie lenken sich nicht mit jeder Kleinigkeit ab, die in weniger wichtigen Momenten auf dem Bildschirm erscheint.
Sagen Sie Nein - und zwar oft!
Ihre Zeit ist wertvoll, also respektieren Sie sie und verschenken Sie sie nicht zu leicht. Vielleicht haben Sie das Gefühl, unhöflich zu sein oder andere Menschen zu enttäuschen, wenn Sie sie abweisen, aber denken Sie an die Konsequenzen, bevor Sie jede Gelegenheit ergreifen, die sich Ihnen bietet. Wenn jemand mit Ihnen über etwas sprechen möchte, wird er es tun.
Es ist okay, gelegentlich Nein zu sagen
Solange Sie nicht zu einem Fremden werden oder völlig aus dem Leben Ihrer Mitmenschen verschwinden, ist es völlig in Ordnung, wenn Sie nicht jede Sekunde des Tages erreichbar sind. Wir sind hier nicht in der Schule, und die Leute verstehen, dass das Leben manchmal sehr anstrengend ist. Wahrscheinlich macht es ihnen nichts aus, ein paar Tage oder Wochen zu warten, bis sie von Ihnen hören, wenn Sie ihnen dann wirklich etwas Wichtiges zu sagen haben.
Friss den Frosch zuerst
Die große Mark Twain sagte einmal: "Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, ist es am besten, es als erstes am Morgen zu tun. Und wenn du zwei Frösche essen sollst, ist es am besten, wenn du den größten zuerst isst."
Wenn Sie sich unschlüssig oder überfordert fühlen, womit Sie zuerst beginnen sollen, denken Sie an die eine Aufgabe, die am wichtigsten ist, und erledigen Sie diese sofort. Solange es nicht ewig dauert, sollten Sie diese Aufgabe direkt in Angriff nehmen, anstatt sie auf später am Tag zu verschieben.
Eine Aufgabe auf einmal zu erledigen ist viel effektiver als mehrere.
Es ist viel einfacher, sich zu organisieren und bei der Sache zu bleiben, wenn man nicht versucht, mit einer Million verschiedener Dinge gleichzeitig zu jonglieren. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich länger als fünf Minuten auf eine Sache zu konzentrieren, stellen Sie einen Alarm oder einen Timer ein, der in diesem Intervall losgeht, und gehen Sie dann zu einer anderen Aufgabe über, wenn er losgeht.
Auf diese Weise werden Sie sich erfrischt fühlen und bereit sein, andere Aufgaben anzugehen, ohne das Gefühl zu haben, dass Ihr Geist mit zu vielen Informationen auf einmal überlastet ist. Nehmen Sie sich alle ein bis zwei Stunden die Zeit, sich aufzuladen. Dadurch fühlen Sie sich konzentrierter und energiegeladener, was es Ihnen erleichtert, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren.
Pareto ist dein Freund - die 80-20-Regel
Wenn Sie mit dem Pareto-Prinzip nicht vertraut sind, könnte dies eine der wertvollsten Lektionen für Sie sein. Pareto fand heraus, dass in den meisten Systemen 80% der Wirkungen von 20% der Ursachen herrühren. Was hat das mit Zeitmanagement zu tun?
Alles, was Sie tun, macht einen Teil Ihres Lebens aus - ob groß oder klein, alles trägt in irgendeiner Weise zu dieser Gesamtsumme bei. Wenn Sie also darüber nachdenken, welche Aufgaben oder Aktivitäten Ihre Zeit und Energie wert sind, lassen Sie sich nicht von all den kleinen Dingen aufhalten, die auftauchen und Sie ablenken könnten. Betrachten Sie das große Ganze und konzentrieren Sie sich auf das, was am wichtigsten ist.
Ihre Top-Prioritäten für diese Woche sollten Ihre Top-Prioritäten sein, und zwar immer - nicht nur dann, wenn es gerade passt oder in Ihren Zeitplan passt. Je öfter Sie etwas tun, desto wahrscheinlicher ist es, dass es Teil Ihrer Routine wird, und desto weniger Anstrengung wird es Sie auf lange Sicht kosten. Das bedeutet, dass Sie diese Aktivitäten so oft wie möglich durchführen sollten, selbst wenn Ihnen eine gesunde Ernährung oder sportliche Betätigung lästig erscheint.
Ersetzen Sie schlechte Gewohnheiten durch gute Gewohnheiten
Ok, das klingt einfach, ist es aber definitiv nicht. Es ist ein Prozess - aber ein unausweichlicher Prozess. Machen Sie eine ehrliche Liste aller Gewohnheiten, die für Sie und Ihr Leben gut funktionieren, und auch derjenigen, die negative Auswirkungen auf Ihren Zeitplan, Ihre Produktivität und Ihr Privatleben haben. Nachdem Sie alles durchdacht haben, beginnen Sie damit, ein oder zwei schlechte Gewohnheiten pro Woche durch gute zu ersetzen.
Dadurch wird sich Ihre Lebensqualität verbessern und Sie werden mehr Zeit für sich selbst haben. Einige gute Gewohnheiten, auf die Sie achten sollten, sind: gesunde Schlafgewohnheiten, tägliches Meditieren, mehr Wasser trinken, regelmäßig Sport treiben und früher aufstehen.
Vorausschauende Planung zur Vermeidung von Verzögerungen
Es gibt nichts Schlimmeres als ein großes Projekt, das am Ende der Woche ansteht, und dann mitten in der Woche festzustellen, dass man viel mehr Zeit dafür braucht, als man geplant hatte - was bedeutet, dass man das ganze Wochenende büffelt, um alles vor Montag oder Dienstag zu erledigen.
Planen Sie im Voraus, was Sie in der Woche zu tun haben, damit Sie keine Überraschungen erleben. Sie können Tools wie einen Kalender oder einen Planer verwenden, um Ihre Termine zu verfolgen und dann verschiedene Aufgaben, die erledigt werden müssen, in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit aufzuschreiben. Auf diese Weise können Sie sich entspannen und müssen sich nicht mehr selbst um alles kümmern. Außerdem haben Sie so die Gewissheit, dass alle Dinge auf Ihrer Aufgabenliste erledigt werden.
Verwenden Sie eine Checkliste
Das ist natürlich keine originelle Idee, aber sie ist dennoch sehr effektiv. Ich weiß aus eigener Erfahrung, wie viel Stress es verursachen kann, wenn man bei einem großen Projekt oder einer Präsentation ein kleines Detail vergisst. Stellen Sie also eine Checkliste mit den Dingen zusammen, die erledigt werden müssen, bevor Sie beginnen. Wenn Sie dies für jedes Projekt oder jede Aufgabe tun, besteht keine Gefahr, dass Sie etwas Wichtiges vergessen (z. B. das Ausdrucken einer E-Mail mit großen Anhängen, die doppelte Überprüfung von Rechtschreibung und Grammatik - Sie wissen schon, all diese kleinen, aber entscheidenden Details).
Vermeiden Sie Multitasking wie die Pest
Dies ist wahrscheinlich eine der besten Praktiken für das Zeitmanagement, die man geben kann. Leider ist sie auch eine der am schwierigsten zu befolgenden. Wenn man mitten in der Arbeit ist und plötzlich eine E-Mail oder eine Textnachricht erhält, ist die Versuchung groß, das Telefon zu überprüfen oder die lange E-Mail zu lesen, die gerade eingegangen ist (und sich dann zu fragen, warum man bei der Arbeit ist und nicht im Bett schläft).
Widerstehen Sie dem Drang zum Multitasking - es lohnt sich selten. Checken Sie E-Mails, Telefonanrufe und SMS zu bestimmten Tageszeiten (am besten einmal pro Stunde), damit Sie nicht ständig abgelenkt werden. Auf diese Weise werden Sie Projekte viel schneller abschließen, da Sie nicht immer wieder zu einer Ablenkungsquelle zurückgerufen werden.
Halten Sie Ihren Schreibtisch organisiert
Dies ist auch eine der besten Möglichkeiten, Ordnung zu halten: Legen Sie ein Ablagesystem mit Ordnern für alle Ihre aktiven Projekte an, damit Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Sie eine Akte verlegen oder vergessen, wo Sie sie abgelegt haben.
Wenn Ihr Schreibtisch unordentlich ist, stehen die Chancen gut, dass dies auch für Ihren Geist gilt. Die Chancen stehen gut, dass Sie sich bei der Arbeit viel konzentrierter fühlen werden, wenn Sie jeden Tag nur fünf zusätzliche Minuten damit verbringen, Ihren Arbeitsplatz aufzuräumen und zu organisieren.
Achten Sie auf sich selbst - je besser Sie sich fühlen, desto leistungsfähiger sind Sie
Ein gesunder und aktiver Lebensstil ist die beste Art, das Leben zu meistern. Wenn Sie krank sind, können Sie sich nicht auf Ihre Arbeit konzentrieren. Wenn Sie ständig müde sind, fällt es Ihnen schwer, sich zu konzentrieren. Und wenn die chronischen Schmerzen hartnäckig genug sind, haben Sie vielleicht das Gefühl, dass es fast unmöglich ist, sich überhaupt auf etwas zu konzentrieren.
Wenn Ihr Geist und Ihr Körper nicht in guter Verfassung sind, wird es schwer sein, Ihre Aufgaben zu erledigen. Bewegen Sie sich, essen Sie gut und schlafen Sie ausreichend. Das wird Ihnen die Kraft geben, alles zu bewältigen, was auf Sie zukommt.
Umgeben Sie sich mit positiven Menschen
Negative Menschen - solche, die Gerüchte verbreiten oder hinter dem Rücken anderer Mitarbeiter über sie reden - können die Konzentration selbst der fleißigsten Mitarbeiter zum Erliegen bringen. Halten Sie sich von solchen Leuten fern und umgeben Sie sich mit positiven, hart arbeitenden Menschen, die Sie dazu bringen, jeden Tag besser zu werden.
Lassen Sie sich inspirieren
Um konstant Ergebnisse zu erzielen, brauchen wir alle von Zeit zu Zeit etwas Inspiration. Die Lektüre von Biografien und motivierenden Büchern kann Ihnen helfen, Ihre innere Stärke zu finden und sich im Handumdrehen aus einer Flaute zu befreien. Es gibt so viele großartige Bücher und Geschichten über sehr erfolgreiche Menschen, die durch die Hölle und zurück gegangen sind, um erfolgreich zu sein. Wenn diese Geschichten dich nicht motivieren, dann wird dich nichts motivieren.
Weiter lernen
Wir sollten uns immer weiterentwickeln, lernen und uns verbessern. Je mehr wir wissen und je besser wir unser Handwerk beherrschen, desto bessere Arbeit werden wir leisten. Anstatt in Ihrer Freizeit Reality-Shows und Klatschsendungen zu sehen, sollten Sie sich etwas suchen, das Sie motiviert, mehr über das zu lernen, was Sie am besten können. All die späten Abende, die Sie mit dem Anschauen von "Bones" oder "Castle" verbracht haben, hätten Sie damit verbringen können, Branchenblogs zu lesen und sich über die neuesten Trends zu informieren.
Plattformen wie BVA, Udemy, Coursera usw. ermöglichen es Ihnen, jeden Tag neue Dinge zu lernen, und zwar bequem von Ihrem eigenen Wohnzimmer aus. Die Zeiten waren noch nie besser, um Neues zu lernen. Das Internet hat für uns alle eine ganz neue Ebene eröffnet. Erinnern Sie sich noch an die Zeit, als Sie in die Bibliothek fahren mussten, um für die Schule oder das Studium zu recherchieren? Heute haben Sie Zugang zu allen Büchern, die jemals geschrieben wurden, direkt an Ihren Fingerspitzen. Nutzen Sie diese Macht, die Ihnen gegeben wurde, und ernten Sie schnell die Ergebnisse.
Vergessen Sie nicht, sich Zeit für sich selbst zu nehmen
Wenn Sie nie aufhören zu arbeiten und das Büro nie verlassen, wird Ihr Geist erschöpft und unkonzentriert und Ihr Körper bekommt nicht, was er braucht, um gesund zu bleiben. Sorgen Sie dafür, dass Sie sich täglich Zeit für Ihr persönliches Wachstum und Ihr Glück nehmen.
Das könnte so einfach sein wie ein Spaziergang um den Block jeden Nachmittag oder es könnte bedeuten, etwas zu tun, das nur zum Spaß ist (aber immer noch produktiv - wie das Erlernen einer neuen Fähigkeit). Das Wichtigste ist, dass Sie nicht Ihre gesamte Freizeit damit verbringen, in Ihrer Freizeit zu arbeiten.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Fristen einhalten
Wenn Sie wissen, dass bestimmte Aufgaben oder Projekte bis zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen sein müssen, sorgen Sie dafür, dass Sie diese Ziele einhalten. Die Fähigkeit, Dinge durchzuziehen, ist eine ausgezeichnete Charaktereigenschaft für jeden Berufstätigen - sie zeigt den Menschen, wie zuverlässig Sie sind und wie verlässlich Sie sind.
Seien Sie ehrlich zu sich selbst und ehrlich über Ihre Arbeitsweise
Wenn Ihr Schreibtisch ein einziges Durcheinander ist und Sie sich nicht auf eine Aufgabe konzentrieren können, scheuen Sie sich nicht, das zuzugeben. Es ist keine Schande, stolz auf die Dinge zu sein, in denen Sie gut sind, und realistisch mit den Dingen umzugehen, die nicht zu Ihren größten Stärken gehören. Wenn Sie sich dann überfordert und unkonzentriert fühlen, wissen Sie, warum das so ist, und können daran arbeiten, diese Fähigkeiten zu verbessern, anstatt sie als Charakterschwäche zu betrachten.
Versuchen Sie nicht, alles auf einmal in Angriff zu nehmen
Werden Sie Herr über Ihren Zeitplan, indem Sie jeden Tag der Woche planen. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, legen Sie für jede Aufgabe oder jeden Termin ein neues Kalenderereignis an. Auf diese Weise vergessen Sie nichts mehr!
Planen Sie über den Tag verteilt Pausen ein, damit Sie auf dem richtigen Weg bleiben und sich jederzeit auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Wenn Sie wissen, dass Sie nach einer bestimmten Zeit an einem Projekt eine Pause brauchen, sorgen Sie dafür, dass diese wie geplant stattfindet - das wird Ihrer Produktivität und Organisation insgesamt helfen.
Geben Sie sich Zeit, um über die Dinge nachzudenken
Wir alle haben diese Tage, an denen wir uns gehetzt und überarbeitet fühlen, aber das Beste, was Sie für sich selbst tun können, ist zu versuchen, einen Schritt zurückzutreten von allem. Schließen Sie Ihren Computer, konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen, und machen Sie sich keine Gedanken darüber, wie viele Dinge Sie zu tun haben.
Die Pflege Ihres Geistes ist ebenso wichtig wie die Pflege Ihres restlichen Körpers. Nehmen Sie sich also eine kleine Auszeit von Ihrer Arbeit, um sich zu entspannen und in Ruhe über alles nachzudenken. Sie werden sich erfrischt fühlen und bereit sein, neue Aufgaben in Angriff zu nehmen.
Versuchen Sie, die Zeit, die Sie an einer Sache arbeiten können, mit einem Küchentimer zu begrenzen - so sind Sie gezwungen, sich jeweils auf ein Projekt zu konzentrieren. Wenn der Timer abläuft, machen Sie eine fünfminütige Pause und gehen dann zu einer anderen Aufgabe über.
Halten Sie Ihren Kalender auf dem neuesten Stand und machen Sie ihn für sich und alle anderen im Büro zugänglich.
So behalten Sie den Überblick darüber, was zu erledigen ist und wer dafür verantwortlich ist, damit Sie sich nicht darum kümmern müssen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Anträge auf Freistellung im Voraus einreichen, damit sie rechtzeitig genehmigt werden - so können Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, ob Sie überhaupt für einen Wochenendausflug mit der Familie freinehmen können oder nicht.
Anerkennen, wenn die Dinge gut sind, aber auch, wenn die Dinge besser werden müssen
Seien Sie stolz auf das, was Sie gut können, aber tappen Sie nicht in die Falle, sich mit dem Erreichten zufrieden zu geben. Es gibt immer mehr, was man tun kann! Seien Sie kritisch mit sich selbst und halten Sie Ihren Geist offen für neue Möglichkeiten.
Niemand ist immer perfekt in allem, aber es erfordert Zeitmanagement und Selbsterkenntnis, um herauszufinden, was Sie gut können und wo Sie Hilfe brauchen könnten. Ihre Arbeit wird von Ihrer Ehrlichkeit profitieren, und bald wird Zeitmanagement für Sie zur zweiten Natur werden.
Wenn Sie den Dreh erst einmal raus haben, werden Sie den ganzen Tag über mithalten können, anstatt sich ablenken zu lassen und zu zögern. Sie werden viel produktiver sein und den Unterschied in Ihrem Arbeits- und Privatleben bemerken. Egal, was Zeitmanagement für Sie bedeutet, sorgen Sie dafür, dass Sie es im Griff haben, damit jeder Tag so produktiv wie möglich ist!
Mitbringsel
Trainieren Sie Ihr Zeitmanagement, indem Sie immer eine Liste der zu erledigenden Aufgaben neben sich aufbewahren, aber achten Sie darauf, dass Sie sich davon nicht ablenken lassen. Ihre neuen Fähigkeiten werden sich mit der Zeit bemerkbar machen, und schon bald wird Ihnen das ganze Konzept des "Zeitmanagements" nicht mehr als eine so gewaltige Aufgabe erscheinen.
Denken Sie daran, dass Zeitmanagement eine Fähigkeit ist - wie jede andere auch - und dass es Übung braucht, um besser zu werden, ganz gleich, ob Sie versuchen, Ihre Tippgeschwindigkeit oder Ihr Organisationstalent zu verbessern. Bleiben Sie konzentriert, aber scheuen Sie sich nicht, auch Pausen einzulegen, wenn Sie sie brauchen! Je mehr Arbeit Sie in das Erlernen des Zeitmanagements investieren, desto leichter wird es Ihnen fallen, die Kontrolle über Ihr eigenes Leben zurückzuerlangen.
